Privacy Policy

Last update: April 16th, 2020

Purpose of the Privacy Policy

This document (hereinafter the “Privacy Policy”) describes how DISTROSHIP, a limited liability company with a capital of 30.000 euros, whose registered office is located at 36, rue de Strassen, L – 8094 Bertrange (Luxembourg), registered with the Luxembourg Trade and Companies Register under number B234612 (hereinafter the “Company” or “we”), processes the personal data of its clients and prospects, in compliance with Luxembourg and European regulations, in particular the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (said “GDPR”), hereinafter the “Data Protection Regulation” or the “Regulation”.

Words or expressions beginning with a capital letter and not expressly defined in the Privacy Policy shall, for the purposes hereof, have the meaning given to them in article 4 of the GDPR.

According to article 4 of the GDPR, the notion of personal data (hereinafter “Data”) shall mean any information relating to a natural person who can be identified, directly or indirectly, by reference to an identifier, such as a last name, an identification number, location data, an on-line identifier, or to one or more factors specific to his or her physical identity.

Within the scope of our activity, we process, in relation with the Data Protection Regulations, the Data of natural persons (personnel of our clients and prospects, service providers, subcontractors, occasional employees or their staff).

If you have signed a contract with our Company, the provisions of this contract that would be inconsistent with the terms of our Privacy Policy would take precedence over our Privacy Policy.

We reserve the right to make changes to this Privacy Policy. The “Last update” notice at the beginning of this Privacy Policy indicates the date this Privacy Policy was last modified.

All changes take effect at the time we publish the revised Privacy Policy. We may provide you with information and alerts about the Privacy Policy or the personal Data collected by posting them on our website and, if you are a client, by posting them in the application or by contacting you by email and/or by regular mail.

Through hyperlinks or features of the application, users can access websites or SaaS solutions belonging to third parties. DISTROSHIP is not responsible for the content of these third-party websites or SaaS solutions. We strongly advise you to consult the privacy policy of each site you visit. We have no control over, and assume no responsibility for the content, privacy policies or practices of any third-party website or service.

Information on the processing of your Data

We act as Data Controller when we ourselves determine the purposes and means of Data processing that we implement.

In order to ensure that the collection of your Data complies with the Regulations, the Company provides you with the following information:

Purposes and legal basis of the processing. Within the scope of our relations with our clients and prospects, we implement Data processing operations whose purposes are as follows:

1) Response to your questions and requests for information;

2) Management of our clients and prospects;

3) Implementation of business development measures by telephone or electronic means;

4) Management of client invoicing and payments;

5) Protecting our website and your account against security incidents;

6) Sending service-related messages, updates and security alerts.

The legal basis for such processing is your consent or the execution of a contract or pre-contractual measures or our legitimate interest.

Types of Data processed. The Data processed for these purposes relate to the identity and contact details of the persons concerned (gender, last name and first name(s), email address, telephone number). In order to improve our services, we also collect the connection data of the users (IP addresses, pages consulted, connection times, types of browsers used, etc.).

Mandatory nature of the data of the request form. In order to respond to your request for information, account opening or appointment, all the fields of the form identified by an asterisk or which are not identified as optional must be completed, and you must tick the box of consent to the processing of your Data. Otherwise, we will not be able to respond to your request.

Recipients of the Data. The Data is intended for the services of our Company, but some Data may be transmitted to third parties in the context of the use of our services, in particular to companies managing: email delivery, payment management, appointment making and communications management.

Transfer of Data to a third country. Personal Data may be transferred outside the European Union as part of the use of our services. Before transferring Data to a recipient located outside the European Union or the European Economic Area, we verify that the recipient has an adequacy decision from the European Commission. We also verify that our service providers located in the United States have an active data privacy shield. As such, you expressly authorize the Company to transfer personal data outside the European Union or the European Economic Area.

Data retention period. The length of time that the Data of the concerned natural persons are kept varies according to the purposes in question:

  • The Data collected when the form is sent is kept for a period of three (3) years as from the last contact with the concerned natural person.
  • With regard to the purpose of contract management and execution, the Data are kept for the duration of the execution of the contract, in an active base, then in intermediate archiving for a period of ten (10) years as from the execution of the last service covered by the contract that has not given rise to any reservations or disputes.
  • However, the login data is only kept for a maximum period of six (6) months.

Exercise of the rights of the persons concerned. In accordance with the Data Protection Regulations, the concerned natural persons whose Data are processed by us have:

  • the right to withdraw their consent at any time;
  • a right to access their Data;
  • the right to rectify or erase their Data;
  • a right to limit the processing of their Data;
  • the right to object to the processing of their Data;
  • a right to the portability of their Data.

Any request relating to the exercise of your rights must be accompanied by your last name, first name(s), email address and physical address, and a copy of a valid identity document. The request can be exercised:

  • either by regular mail sent to: DISTROSHIP, 36, rue de Strassen, L – 8094 Bertrange (Luxembourg);
  • or by email at: privacy@distroship.com

These rights may be exercised after the death of the person concerned by any person designated by the latter under the conditions set out in the Regulations.

You have the right to submit a claim regarding the processing of your personal Data to the CNPD (Commission Nationale pour la Protection des Données), 1 avenue du Rock’n’Roll – L – 4361 Esch-sur-Alzette (Luxembourg).

Cookie management

Cookies are files that we place on your hard drive or in the memory of your device to enable you to use the application.

Most browsers can be set to delete or disable cookies. Each browser’s settings are different; please refer to your browser’s help menu. Disabling cookies may prevent the application from working.

The cookies necessary for the operation of your user session are kept for a period of two (2) hours as from the time they are deposited on your device.

Cookies related to your preferences (your preferred language, for example) are kept for a period of five (5) years as from the time they are placed on your device.

Applicable law

This Privacy Policy is governed by the law of Luxembourg.

Language

Users may access the Privacy Policy in French and, where applicable, for their convenience, its translation in English. In the event of any discrepancy between the French and English versions of the Privacy Policy, the French version shall prevail.

Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 16 avril 2020

Objet de la Politique de Confidentialité

Ce document (ci-après la « Politique de Confidentialité ») décrit la manière dont DISTROSHIP, société à responsabilité limitée au capital de 30.000 euros, dont le siège social est situé 36, rue de Strassen, L – 8094 Bertrange (Luxembourg), immatriculée au registre du commerce et des sociétés du Luxembourg sous le numéro B234612 (ci-après la « Société » ou « nous »), traite les données à caractère personnel de ses clients et prospects, dans le respect de la réglementation luxembourgeoise et européenne, notamment du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (dit « RGPD »), ci-après la « Réglementation relative à la protection des données » ou la « Réglementation »).

Les mots ou expressions commençant par une majuscule non expressément définis par la Politique de Confidentialité auront, pour l’application des présentes, le sens qui leur est donné à l’article 4 du RGPD.

Conformément à cet article 4, la notion de données à caractère personnel (ci-après les « Données ») recouvre l’ensemble des informations qui se rapportent à une personne physique identifiable, directement ou indirectement, par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs élément(s) spécifique(s) propre(s) à son identité physique.

Dans le cadre de notre activité, nous traitons, au sens de la Réglementation relative à la protection des données, des Données de personnes physiques (personnel de nos clients et prospects, prestataires, sous-traitants, collaborateurs occasionnels ou leur personnel).

Si vous avez signé un contrat avec notre Société, les dispositions de ce contrat qui seraient contradictoires avec les termes de notre Politique de Confidentialité prévaudront sur cette dernière.

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la présente Politique de Confidentialité. La mention « Dernière mise à jour » qui apparaît en haut de la présente Politique de Confidentialité indique la date à laquelle elle a été modifiée pour la dernière fois. Tous les changements prennent effet au moment où nous publions la Politique de Confidentialité révisée. Nous sommes susceptibles de vous communiquer des informations et alertes concernant la Politique de Confidentialité ou les Données à caractère personnel recueillies en les publiant sur notre site Internet et, si vous êtes un client, en les publiant dans l’application ou en vous contactant par e-mail et/ou par courrier.

Par le biais d’hyperliens ou de fonctionnalités de l’application, les utilisateurs peuvent accéder à des sites Internet ou solutions SaaS appartenant à des tiers. DISTROSHIP n’est pas responsable du contenu de ces sites ou solutions SaaS de tiers. Nous vous conseillons fortement de consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez. Nous n’avons aucun contrôle sur, et n’assumons aucune responsabilité pour le contenu, les politiques de confidentialité ou les pratiques de tout site ou service tiers.

Informations sur le traitement de vos Données

Nous agissons en qualité de Responsable d’un traitement lorsque nous déterminons nous-mêmes les finalités et les moyens d’un traitement de Données que nous mettons en œuvre.

Afin de garantir une collecte de vos Données conforme à la Réglementation, la Société met à votre disposition les informations suivantes :

Finalités des traitements et base juridique des traitements. Dans le cadre de nos relations avec nos clients et prospects, nous mettons en œuvre des traitements de Données dont les finalités sont les suivantes :

1) Réponse à vos questions et demandes d’information ;

2) Gestion de notre clientèle et de nos prospects ;

3) Mise en œuvre de mesures de prospection par voie téléphonique ou électronique ;

4) Gestion de la facturation et des paiements des clients ;

5) Protection de notre site Internet et de votre compte contre les incidents de sécurité ;

6) Envoi de messages relatifs aux services, mises à jour et alertes de sécurité.

Ces traitements ont pour base juridique votre consentement ou l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ou notre intérêt légitime.

Types de Données traitées. Les Données traitées pour ces finalités sont relatives à l’identité et aux coordonnées des personnes concernées (genre, nom et prénom(s), adresse e-mail, numéro de téléphone). Afin d’améliorer nos services, nous collectons également les données de connexion des utilisateurs (adresses IP, pages consultées, heures de connexion, types de navigateurs utilisés, etc.).

Caractère obligatoire des données du formulaire. Afin de répondre à votre demande d’information, d’ouverture de compte ou de rendez-vous, tous les champs du formulaire identifiés par un astérisque ou qui ne sont pas identifiés comme optionnels doivent être complétés, et vous devez cocher la case de consentement au traitement de vos Données. A défaut, nous ne pourrons apporter de réponse à votre demande.

Destinataires des Données. Les Données sont destinées aux services de notre Société mais certaines Données peuvent être transmises à des tiers dans le cadre de l’utilisation de nos services, en particulier à des sociétés qui traitent : l’envoi d’e-mails, la gestion des paiements, la prise de rendez-vous et la gestion des communications.

Transfert de Données vers un pays tiers. Des Données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’Union Européenne dans le cadre de l’utilisation de nos services. Avant de transférer des Données vers un destinataire situé dans un pays tiers de l’Union Européenne ou de l’Espace économique européen, nous vérifions que celui-ci dispose d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Nous vérifions également que nos prestataires situés aux Etats-Unis disposent d’un bouclier de protection des données actif.  A ce titre, vous autorisez expressément la Société à transférer des données personnelles en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace économique européen.

Durée de conservation des Données. La durée de conservation des Données des personnes concernées varie selon les finalités en cause :

  • Les Données collectées lors de l’envoi du formulaire sont conservées pendant une durée de trois (3) ans à compter du dernier contact avec la personne concernée.
  • En ce qui concerne la finalité de gestion et d’exécution des contrats, les Données sont conservées pendant la durée d’exécution du contrat, en base active, puis en archivage intermédiaire, pendant une durée de dix (10) ans à compter de l’exécution de la dernière des prestations objet du contrat n’ayant donné lieu à aucune réserve ou contestation.
  • Les données de connexion ne sont toutefois conservées que pendant une durée maximale de six (6) mois.

Exercice des droits des personnes concernées. Conformément à la Réglementation relative à la protection des données, les personnes concernées dont nous traitons les Données disposent :

  • du droit de retirer à tout moment leur consentement ;
  • d’un droit d’accès à leurs Données ;
  • d’un droit de rectification ou d’effacement de leurs Données ;
  • d’un droit à la limitation du traitement de leurs Données ;
  • d’un droit d’opposition au traitement de leurs Données ;
  • d’un droit à la portabilité de leurs Données.

Toute demande relative à l’exercice de vos droits doit être accompagnée de vos nom, prénom(s), e-mail et adresse, et d’une copie d’une pièce d’identité en cours de validité. La demande peut être exercée :

  • soit par courrier : DISTROSHIP, 36, rue de Strassen, L – 8094 Bertrange (Luxembourg) ;
  • soit par e-mail : privacy@distroship.com

Ces droits pourront être exercés après la mort de la personne concernée par toute personne que cette dernière aura désignée dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation relative au traitement de vos Données personnelles auprès de la CNPD (Commission Nationale pour la Protection des Données), 1 avenue du Rock’n’Roll – L – 4361 Esch-sur-Alzette (Luxembourg).

Gestion des cookies

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Les cookies liés à vos préférences (par exemple votre langue préférée) sont conservés pendant une durée de cinq (5) ans à compter du dépôt sur votre appareil.

Loi applicable

La présente Politique de Confidentialité est régie par la loi luxembourgeoise.

Langue

Les utilisateurs peuvent accéder à la Politique de Confidentialité en français et le cas échéant, pour plus de commodité, à sa traduction en anglais. En cas de divergence entre la version française et la version anglaise de la Politique de Confidentialité, la version française prévaudra.

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